お問い合わせフォームを設置後、早速お問い合わせがあったのですがどのように対応すべきでしょうか？
このような疑問にブロガーの僕から回答です。
ブログやサイトのお問い合わせの返信方法としては、基本的にメールを返信するときと同じと思っていただいてOKです。
ただ、意識するべき点があったりするため解説していきますね。
- お問い合わせの返信をするポイント
- 正しい返信方法のテンプレ
- 状況に応じた返信方法紹介
お問い合わせの中には新たな仕事に繋がる内容があったりします。
今回紹介するポイントをおさえて自分のスキルアップのチャンスにもつなげていきましょう！
僕もブログから仕事を受けることがあります！
お問い合わせメールが来た時の対応ポイント
この記事はコンタクトフォームの制作方法の続きの記事になります。もしまだ作っていない方はこちらを先にご覧ください。
>>ブログのお問い合わせページを3ステップで作る方法【Contact Form 7】
では、本題に入ります。
お問い合わせがコンタクトフォームより届いた時の対応方法として意識したいポイントを紹介します。
結構重要な内容で最低限意識してあげると
マイナスの印象を与えない、礼儀のあるイメージを持ってもらえるようになります。
- 返信は24時間以内に行う
- 視覚的に読みやすいメール
- 要求を正確に汲み取る
- 相手に疑問が残らない返信
お問い合わせは、返信が第一印象になります！
返信は24時間以内に行う
可能な限り早い返信を心がけることが大切です。
相手側に良い印象を与えたりサイトの信頼性、運営者への信頼性向上のためには必須の対応です。
返信が3日以上になってしまうと相手は遅いと感じてしまう可能性が高くなります。
いつでも返信が可能な様にお問い合わせが確認できるようにしておきましょう。
早めの返信において、例外があるとすれば緊急を除き夜のお問い合わせは翌日以降の返信になると思います。
視覚的に読みやすいメール
視覚的に読みやすいメールとは空白と改行を用いて意味のまとまりごとに文章を区切ってあるメールの事です。
上記の図を参考にしてほしいのですが左側の方が右側に比べて文字の間に間隔を作ることで見やすくなっていると思います。
デザインにおける”近接”と”整列”ですね
読んでいて疲れる文章は、理解度の低下にもつながるので注意しましょう。
要求を正確に汲み取る
お問い合わせ内容に書かれている意図を正確に汲みましょう。
これに関しては返信の際に的外れな事を言わない為です。
相手側に「あれ？言ったはずだけどな？」と思われないということを意識すれば誤った解釈をする確率が減ります。
また、スムーズな連絡も可能になるのでしっかり抑えたいです。
相手に疑問が残らない返信
相手に疑問が残らない返信をすることで相手の要求に最短で応えることが出来ます。
メールを送るテクニックでもありますが、相手が必要としている情報以上のものを与えるつもりで返信をすると
一回のやり取りで相手の悩みや疑問が解消します。
結果的に複数回やり取りをすることがなくなり時間と手間を大幅に省くことが出来ます。
これは僕も最も意識している部分です。相手の時間を尊重しましょう。
お問い合わせの正しい返信方法【テンプレあり】
お問い合わせが来た時の具体的な返信方法を見ていきましょう。
それぞれ６つの箇所を意識して返信するとOKですよ。
- 件名
- 宛先とあいさつ
- 要旨
- 詳細
- 結び
- 署名
コンタクトフォーム返信方法のテンプレ
紹介する文章を自分の状況に合わせて編集して使用しましょう。
基本はメールの返信方法と近いですね。署名の部分に自分のサイトのURLを添付するなどしておくとより丁寧ですね。
返信の文章で意識したいポイント
追加で返信の際に心がけておきたいポイントを紹介します。
お互いの認識違いを防ぐことが出来る為、確認の手間が省けます。
- 件名は相手にすぐ伝わる内容を
- 本文は「結論」と「詳細」でスッキリと
- 署名の配置は必ず行う
件名は相手にすぐに伝わる内容を
「お問い合わせいただいた○○の件に関する回答のご連絡」など相手が一目見て分かるタイトルを心がけましょう。
メールは多くの人が毎日数件受け取っています。その為、メールが埋もれてしまいがちになった時でも一目見て分かるタイトルが好ましいです。
ポイントは本文の内容を書き終わった時に要約する感覚でタイトルを決めると上手くタイトルをつけることが出来ると思います。
本文は「結論」と「詳細」でスッキリと
メール本文画像の「3.要旨」の部分で「結論」を端的に述べましょう。
ここに関しては可能な限り頭からしっぽまでの事実だけを機械的に伝える感覚でOKです。
「詳細」の部分で細かい内容を追記していきますが、初めの「結論」部分で全体を説明していることにより
相手も詳細の理解が追いつきやすくなります。
ライティングスキルのPREP法に近いですね！
署名の配置は必ず行う
メールに備わっている署名機能ですね。
返信の際には署名機能がOFFになっていることがありますが、お問い合わせの場合返信が初めて相手に送る1通目のメールになります。署名機能をONにして返信をしましょう。
もし署名機能が見当たらない場合はメールの最後に自分の情報を追記するといいと思います。
お問い合わせフォームはビジネスチャンスにつながる
お問い合わせフォームから来る連絡の中にはビジネスに繋がるお話が多かったりします。
実際、当ブログを運営している僕自身もそこから新たなステージで活躍する機会を得たりもしました。今回の記事を参考に、相手にマイナスな印象を与えない返信を意識しましょう。
また、コンタクトフォームやお問い合わせフォームを設置していないサイトは読者やユーザーに不審に思われかねません。
まだ設置していないという方は次の記事ですぐに設置可能なので設置だけでも済ませておきましょう。
>>ブログのお問い合わせページを3ステップで作る方法【Contact Form 7】
今回は以上です。
