お問い合わせフォームを設置後、早速お問い合わせがあったのですがどのように対応すべきでしょうか？
このような疑問にブロガーの僕から回答です。
ブログやサイトのお問い合わせの返信方法としては、
基本的にメールを返信するときと同じと思っていただいてOKです。
ただ、意識するべき点があったりするため解説していきますね。
- 返信のポイント
- メールに慣れてなくても使える返信テンプレ
- 状況に応じた返信方法（仕事につなげる 等）
お問い合わせには可能性があると思っていて、
理由は単純で、
新たな仕事に繋がる話があることが多いんですよね。
僕も問い合わせから仕事を受けることがあります！
正直リクルーターからすれば、
このブログの存在自体がスキルの証明にもなるので
話しかけやすいのかもしれません。
僕のようなライターじゃなくとも、
自分のポートフォリオとしてブログを持っておくのは可能性を拡げるためにも有効なんだなと感じました。
現にプログラマーで自分のサイトを持っている人はいますもんね。
もし、サイトの開設してみたいよって方は参考記事を（→参考記事）
＊＊＊
さて、趣旨からずれてしまいましたね。
失礼しました。
今回紹介するのはあくまでも問い合わせの返信方法、
そして
メールになれていない方でも使えるテンプレです。
あわよくば、
収益を上げる交渉メールなんかができると良いと思います。
今回紹介するポイントをおさえて自分のスキルアップのチャンスにもつなげていきましょう！
お問い合わせメールが来た時の対応ポイント
この記事はコンタクトフォームの制作方法の続きの記事になります。
もしまだ作っていない方はこちらを先にご覧ください。
>>ブログのお問い合わせページを3ステップで作る方法【Contact Form 7】
では、本題に入ります。
お問い合わせがコンタクトフォームより届いた時の対応方法として意識したいポイントを紹介します。
結構重要な内容で
最低限意識してあげるとマイナスの印象を与えない、
礼儀のあるイメージを持ってもらえるようになります。
- 返信は24時間以内に行う
- 視覚的に読みやすいメール
- 要求を正確に汲み取る
- 相手に疑問が残らない返信
お問い合わせは、返信が第一印象になります！
返信は24時間以内に行う
可能な限り早い返信を心がけることが大切です。
相手側に良い印象を与えたりサイトの信頼性、運営者への信頼性向上のためには必須の対応です。
返信が3日以上になってしまうと相手は遅いと感じてしまう可能性が高くなります。
ただし、
僕らも人間ですどうしても優先すべきスケジュールがある場合があります。
可能な範囲での対応でいいと思います。
なるべく早い方が良いと言いましたが、
例外もありまして、
緊急を除き夜間のお問い合わせは翌日以降の返信になると思います。
（このあたりの話は株式会社kubellさんのサービスChatworkの記事が分かりやすいので載せておきます。→ビジネスメールは夜何時まで？深夜に仕事のメールを送る際の注意点）
視覚的に読みやすいメール
視覚的に読みやすいメールとは
空白と改行を用いて意味のまとまりごとに文章を区切ってあるメールの事です。
上記の図を参考にしてほしいのですが左側の方が右側に比べて文字の間に間隔を作ることで見やすくなっていると思います。
デザインにおける”近接”と”整列”ですね
読んでいて疲れる文章は、理解度の低下にもつながるので注意しましょう。
図は分かりやすく極端にしましたが、
本当にメールの本分で改行を使わない人多いです。
長文に限って意識されていなかったり、意外と読みづらくなっているので注意が必要だと思います。
また、
改行をただ入れればいいというわけではなく、
意味のまとまりごとに文章を区切る必要があるので、
改行が単調だと改行していないのと変わらない状況になります。
例えば、
以下のように単調に空白を用いた場合
株式会社〇〇 営業部担当〇〇様
お世話になっております。〇〇の管理人〇〇と申します。
掲題の件につきまして今回はお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
本件に関する回答は以下のとおりです。
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
また、○○につきましては当サイトに記載のある
下記記事をご覧ください。
https://xasdigand.com
～～～
より…
こっちの方が見やすいと思います。
株式会社〇〇 営業部担当〇〇様
お世話になっております。〇〇の管理人〇〇と申します。
掲題の件につきまして今回はお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
本件に関する回答は以下のとおりです。
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
また、○○につきましては当サイトに記載のある
下記記事をご覧ください。
https://xasdigand.com
～～～
「いやいやさすがにこのくらい分かるよぉ」
「何当たり前の言ってんの笑」
と思われかねないですが、
本当に単調に改行を入れる人いますからね。
意識するだけでOKです。
相手の理解度をあげてメールのミスなども減ると思いますのでメリットあると思いますよ！
要求を正確に汲み取る
お問い合わせ内容に書かれている意図を正確に汲みましょう。
これに関しては返信の際に的外れな事を言わないためです。
相手側に「あれ？言ったはずだけどな？」と思われないということを意識すれば誤った解釈をする確率が減ります。
- 読み飛ばさず一言一句読む
- 疑問点を解消していきながら読む
- 相手の依頼をリストアップ
こういったことを意識するだけでもエラーが減ると思います。
スムーズな連絡も可能になるのでしっかり抑えたいです。
また、読み飛ばさず一言一句読むというのも大切で、
「え、そんなの当然でしょ」
って思いますよね。僕も共感できます。
でも「一言一句」読むということは文字を追うだけでは足りないと思っていて、
経験したこと何度もやっていることって
ハイハイ分かってるって受け流しがちじゃないですか、
文章でもそれで読み飛ばしって言うのが起きるんですよね。
読書でも同じで、常意識しないと絶対に読めてない部分って出てきます。
速読ができるって言う人なんか文章を目で追う作業になって理解できていないか、そもそも読めてない箇所あると思います。※説明できるレベルまで理解しているなら読み飛ばすのはOKだと思う。
相手に疑問が残らない返信
相手に疑問が残らない返信をすることで、
相手の要求に最短で応えることができるため、
最低限のやり取りで相手の悩みや疑問が解消しますし、
やり取りの回数が減るで双方の時間と手間を大幅に省くことが出来ます。
これは僕も最も意識している部分です。相手の時間を尊重しましょう。
ポイントは
相手が必要としている情報以上のものを与えるつもりで返信をすると
こういった返信が可能になると思います。
メールは気軽に使えるチャットツールと違って、やり取りのたびに多少なりとも時間を使います。
格段に時間の節約になると思うので参考にしてみてください。
テンプレあり｜ブログのお問い合わせ返信方法
お問い合わせが来た時の具体的な返信方法を見ていきましょう。
それぞれ６つの箇所を意識して返信するとOKですよ。
- 件名
- 宛先とあいさつ
- 要旨
- 詳細
- 結び
- 署名
これらのパーツに分けて考えてやるとメールの文章って組みやすいです。
コンタクトフォーム返信方法（テンプレ）
ブログの場合コンタクトフォームからの連絡が大半だと思います。
基本的な考え方としてメールを返信するときの要領で問題ないです。
以下は読者から記事の内容に関して質問があった時を想定しています。
「ブログの開設方法が分からない」
「開設途中ですが、○○はどうやればいいの？」
などといった質問ですね。
紹介する文章は自分の状況に合わせて編集して使用してくださいね。
署名の部分に自分のサイトのURLを添付するなどしておくとより丁寧ですね。
返信の文章で意識したいポイント
追加で返信の際に心がけておきたいポイントを紹介します。
お互いの認識違いを防ぐことが出来るため、確認の手間が省けます。
- 件名は相手にすぐ伝わる内容を
- 本文は「結論」と「詳細」でスッキリと
- 署名の配置は必ず行う
件名は相手にすぐに伝わる内容を
「お問い合わせいただいた○○の件に関する回答のご連絡」など
相手が一目見て分かるタイトルを心がけましょう。
メールは多くの人が毎日数件受け取っています。
そのためメールが埋もれてしまいがちになった時でも一目見て分かるタイトルが好ましいです。
ポイントは本文の内容を書き終わった時に要約する感覚でタイトルを決めると上手くタイトルをつけることが出来ると思います。
- 【】を使う
- 一文字でメールの意図が分かる漢字を冒頭に持ってくる（回答、ご依頼、連絡事項 など）
などして強調すると分かりやすかったりします。
ビジネスメールを普段から送っている人であれば、
この点意識して返信できている人がほとんどではないでしょうか。
本文は「結論」でスッキリ「詳細」は分けるといい
まずはメール本文画像の「3.要旨」の部分で
「結論」を端的に述べましょう。
ここに関しては可能な限り文章量少なめで、自分の返答や伝えたい事を簡潔に述べればでOKです。
「詳細」の部分で細かい内容を追記していきますが、
初めの「結論」部分で全体を説明していることにより
相手も詳細の理解が追いつきやすくなります。
また、結論部分と詳細部分が視覚的に分かりやすいように、
他の部分と比べてスペースを多めに使うと更に伝わりやすいと思います。
ライティングスキルのPREP法に近いですね！
署名の配置は必ず行う
メールに備わっている署名機能ですね。
返信の際には大体署名機能がOFFになっていることがありますが、
お問い合わせの場合返信が初めて相手に送る1通目のメールになります。
署名機能をONにして返信をしましょう。
もし署名機能が見当たらない場合はメールの最後に自分の情報を追記するといいと思います。
交渉メール｜収益アップを目指すには？
交渉やお願い事をするのに抵抗があるのってなぜなんでしょうか？
「申し訳ない？」
「頼んだときに失礼だと思われる？」
ただ、1つだけ言えることがあるとするれば、
もしお金が絡む関係の話でお願い事をするとき、
後ろめたさを感じるような交渉は正直やるべきじゃないと僕は思います。
理由はシンプルですが、
一緒に仕事をするなら両者にメリットが無いと成立しない
からですね。
共感してくれるはず…？もちろん意見は人それぞれなので、
あくまでも僕の意見として捉えてくれると幸いです！
一緒に仕事をしたときに、
自分にも相手にもメリットがあるんだと胸を張って言える交渉であれば、
そもそも後ろめたさを感じる必要なんてないはずです。
メリットを理解してもらうための交渉メールだと思います。
片方だけにメリットがあるなんて、搾取するかされるかの戦いですからね。
両者がWin-Winの話の方が長期的な関係も築けますし、何よりそっちの方が最終的な利益が大きいはずです。
参考になれば幸いですが、
実際にブロガーにありがちが交渉メールを再現して紹介します。
ありがちな交渉メールを再現（テンプレ）
多いのはレビュー依頼です。
あくまでも内容は架空のものになります。
こんな依頼がきそうという想定ですが、以下を例文に交渉を持ち掛けるのもありです。
参考程度にご覧ください。
【有料案件】○○製品「○○○○○」のレビュー記事作成・お見積り依頼の件
「〇〇〇〇」ブログ ご担当者様
はじめまして、突然のご連絡で失礼申し上げます。
株式会社〇〇〇〇営業部の担当者〇〇〇〇でございます。
弊社は〇〇〇〇のブランドです。
〇〇〇〇に困ったユーザーが問題解決できるようお手伝いしております。「〇〇〇〇」様が提供している記事コンテンツを拝見したところ、
弊社製品との適合性があると感じました。この度は、是非とも「〇〇〇〇」様に
弊社製品「〇〇〇〇」のプロモーションをお願いしたく、ご連絡させていただきました。まずは弊社製品を無料でお試しいただいた後、
製品の利点、特徴や使用感に基づいたレビュー記事を作成し、
貴方のブログに掲載して製品を宣伝していただけたらと考えております。弊社HP：〇〇〇〇〇〇〇〇
製品の詳細：〇〇〇〇〇〇〇〇もしご興味がございましたら、ご連絡いただけると幸いです。
具体的なコラボレーション内容や報酬については、
貴方のご意向に合わせて柔軟に対応させていただきます。
どうぞお気軽にご提案やご質問をいただければと思います。お忙しい中申し訳ございませんが、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。貴方との素晴らしいコラボレーションを楽しみにしております。
「〇〇〇〇」様からのご連絡を心よりお待ちしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
こんな感じで交渉の依頼が来た場合の返しとして
どんなメールを送ればいいのか？
ですね。
最初から報酬の話を先方にされることが多いですよね
僕がよくやる交渉メール（テンプレ）
僕の場合は以下のように返答します。
あくまでも、相手が単価交渉を持ち掛けてきているパターンになるので、
少し限定的ではありますが。
価格交渉を持ち込まれているのでこちらも価格交渉の話から入ります。
こういった依頼はホントにありがたいのでそういった気持ちで返信します。
例文です。参考にしてみてください。
株式会社〇〇〇〇営業部 〇〇〇〇様
初めまして〇〇〇〇管理人の〇〇〇〇です。
この度は記事執筆依頼のご連絡いただき誠にありがとうございます。
まず初めに、
ご連絡の返信お待たせし大変申し訳ございません。
以下を回答とさせて下さい。---
表題の件ですが、
私としては快諾する所存です。記事執筆依頼の価格交渉につきましては、私が提示する金額は以下の通りです。
ご担当者様が宜しければご連絡いただきますようお願い致します。
また、何か質問等ございましたらご遠慮なくご連絡いただきますようお願いします。【掲載予定サイト】 〇〇〇〇
【執筆予算】 〇〇〇〇万円
【想定文字数】 〇〇〇〇文字
【希望納期】 20XX年XX月XX日（製品の試用、キーワードリサーチ、構成案作成、執筆、サムネイル作成）※投稿後インデックス登録が済みましたら、執筆完了の旨を報告させていただきます。
記事をご確認の上、修正依頼などございましたら承ります。---
私都合で誠に申し訳ございませんがよろしくお願いします。
また、改めましてこの度は記事執筆依頼のご連絡をいただき誠にありがとうございます。以上
この本文でもまだ、
「どうしても強気だなぁ…」
と感じる方は文面を柔らかくして伝えてもらってOKです。
ただ、
両者にメリットがある事が分かっているので、率直に意見を言う形で全然OKだと思いますよ。
性格などにも関わってきそうですよね笑
まとめ｜お問い合わせフォームはビジネスチャンスにつながる
何度も言いますが、
お問い合わせフォームから来る連絡の中にはビジネスに繋がるお話が多かったりします。
実際、当ブログを運営している僕自身も新たな領域で活躍する機会を得たりもしました。
返信をするときはしっかり自分の要求とマッチするのか、要求がある場合率直に申し出るようにしましょう。
また、
シンプルに読者からの質問の場合丁重に返答できると良いと思います。
今回の記事を参考に、
マイナスな印象を与えない返信を意識しましょう。
今回は以上です。
＊＊＊
ちなみに、
コンタクトフォームやお問い合わせフォームを設置していないサイトは
読者やユーザーに不審に思われかねません。
まだ設置していないという方は次の記事ですぐに設置可能なので設置だけでも済ませておきましょう。
